Trattamenti per finalità amministrative e contabili: la semplificazione voluta dal garante



Sulla base di una esigenza avvertita dagli operatori, il garante della privacy è tornato a pronunciarsi sul tema delle possibili misure di semplificazione del trattamento dei dati personali da parte delle piccole e medie imprese, sia pubbliche che private, dei liberi professionisti e degli artigiani.

Dopo una fase istruttoria, dalla quale sono emerse alcune evidenti distorsioni burocratiche nell'applicazione del codice della privacy, l'autorità ha ritenuto di emettere un apposito provvedimento nel quale sono state individuate soluzioni concrete per agevolare ulteriormente l'ordinaria attività di gestione amministrativa e contabile, in particolare per i casi in cui i dati trattati non sono di carattere sensibile o giudiziario.

Le misure proposte riguardano soprattutto l'informativa, in relazione alla quale i soggetti destinatari sono invitati a:
  1. fornire agli interessati un unica informativa in cui, con linguaggio semplice e senza inutili ripetizioni o frammentazioni, venga effettuata una ricostruzione dell'insieme dei trattamenti, con l'indicazione delle informazioni essenziali nell'ambito della lealtà e correttezza
  2. redigere, se possibile, una prima informativa breve in cui si chiariscono sinteticamente le caratteristiche essenziali del trattamento (tale informativa può essere realizzata sfruttando gli spazi bianchi normalmente presenti nel materiale cartaceo e nella corrispondenza)
  3. prevedere una informativa più articolata, richiamabile da quella breve e disponibile, agevolmente e senza oneri, per gli interessati in luoghi e con modalità accessibili anche con strumenti informatici e telematici
  4. prevedere invece una informativa specifica quando il trattamento ha caratteristiche particolari

Dal punto di vista del consenso degli interessati, il garante ribadisce che esso non è necessario nel caso in cui il trattamento dei dati è svolto, anche in relazione all'adempimento di obblighi normativi, precontrattuali o contrattuali, per finalità amministrative e contabili, o quando i dati sono estratti da registri pubblici o sono relativi allo svolgimento di attività economiche o trattati da trattati da un soggetto pubblico.


Un particolare bilanciamento degli interessi si attua, nel caso della vendita di prodotti o servizi, per il riutilizzo, senza consenso, del recapito di posta cartacea dell'interessato per finalità promozionali, di comunicazione commerciale o di ricerche, purchè vi siano le condizioni già previste dall'art. 130, comma 4, del codice con riferimento alla posta elettronica.

Alle competenti autorità di Governo è stata infine segnalata l'opportunità di modificare il Codice nella parte relativa alla disciplina delle misure minime di sicurezza e al documento programmatico, in modo da bilanciare le necessarie cautele di sicurezza dei dati e dei sistemi con l'esigenza di adattarle alle attività che, specie presso piccole e medie imprese, liberi professionisti e artigiani, vengono svolte in relazione a finalità di gestione amministrativa e contabile.

A tal fine è stata proposta l'aggiunta all'art. 33 di un ulteriore comma (1-bis) dal seguente contenuto: 

Il Garante può individuare con proprio provvedimento modalità semplificate in ordine all'adozione delle misure minime di cui al comma 1, con riferimento ai trattamenti effettuati per correnti finalità amministrative e contabili, in particolare presso piccole e medie imprese, liberi professionisti e artigiani.

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