Accesso ai dati personali e rapporto di lavoro

Non c'è dubbio che, nell'ambito del rapporto con il proprio datore di lavoro, i lavoratori dipendenti figurano come soggetti interessati dal trattamento dei dati personali e possono, quindi, esercitare i diritti previsti dagli art. 7 e ss del testo unico sulla privacy.

Una questione che si pone, semmai, è quella di delimitare i dati che possono essere oggetto di accesso, vista la grande quantità ed eterogeneità delle informazioni inerenti la gestione del rapporto lavorativo.

Di recente l'autorità garante, nel decidere un ricorso, ha chiarito che le informazioni relative alla ordinaria gestione del rapporto di lavoro (nel caso specifico si trattava di dati sui turni di servizio degli ultimi anni) costituiscono dati personali i quali possono essere oggetto di una legittima richiesta di accesso da parte del lavoratore.


Le regole generali

Al di là del singolo caso specifico, può essere comunque utile ricordare che il provvedimento contenente "Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro alle dipendenze di datori di lavoro privati" fissa alcuni principi generali in materia, stabilendo che:


  • le richieste di accesso possono anche essere prive di riferimenti ad un trattamento o a dati particolari ed, in questo caso, riguardano implicitamente tutti i dati trattati, comprese le informazioni di tipo valutativo, ma con l'esclusione delle notizie di carattere contrattuale o professionale
  • il datore di lavoro deve fornire al richiedente un riscontro completo che consiste in una comunicazione, chiara e comprensibile, di tutte le informazioni in suo possesso, mentre non è ammessa la sola elencazione delle tipologie di dati gestiti
  • il riscontro deve essere normalmente fornito entro il termine di 15 giorni dalla richiesta
  • nel caso in cui le operazioni necessarie al riscontro siano di particolare complessità, oppure ricorra un altro giustificato motivo, il datore di lavoro può rispettare il termine più lungo di 30 giorni, dandone preventiva comunicazione all'interessato
  • nelle realtà organizzative, articolate e complesse, in cui può essere più difficoltoso l'esercizio dei diritti da parte degli interessati, il datore di lavoro deve provvedere a nominare un responsabile, appositamente designato per la trattazione di tali questioni, fornendone indicazione nella relativa informativa resa ai sensi dell'art. 13
  • i dati estratti possono essere comunicati oralmente o visualizzati attraverso strumenti elettronici, a meno che non ci sia una specifica richiesta di trasposizione su supporto cartaceo o informatico o di trasmissione per via telematica (es. posta elettronica)
  • l'esercizio del diritto di accesso può essere soddisfatto mettendo a disposizione dell'interessato il proprio fascicolo personale, da cui estrarre i dati, soprattutto quando la quantità di questi ultimi è elevata
  • analogamente, quando l'estrazione dei dati risulta particolarmente difficoltosa, il titolare può decidere di esibire o consegnare copia di atti o documenti, contenenti i dati richiesti, eliminando o oscurando gli eventuali dati personali di terzi
  • il diritto di accesso non implica, comunque, la facoltà di richiedere al titolare la ricerca e la raccolta di dati che non siano in suo possesso ed oggetto di trattamento, l'accesso diretto ed illimitato a documenti ed intere tipologie di atti, l'aggregazione di documenti secondo modalità specificate dall'interessato, la creazione di documenti inesistenti ed, infine, il rispetto di particolari modalità di riscontro diverse da quelle già previste dal codice

Insomma, a ben vedere, si tratta di misure per garantire un accesso trasparente ai propri dati, da parte dei lavoratori, senza per questo appensantire l'ordinaria gestione aziendale.

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