Outsourcing, rischi e compliance: come farli convivere ?

1186820_29927805 Le imprese di oggi si trovano spesso a dover operare in un mercato che, per effetto della spinta alla globalizzazione ed all'uso delle nuove tecnologie, travalica i confini geografici.

In questo contesto "allargato" il mantenimento di elevati livelli di competitività costituisce un presupposto fondamentale per la sopravvivenza della stessa impresa.

Nell'ambito delle strategie per garantire il sostegno della competitività aziendale si colloca l'outsourcing, termine con il quale si intende tradizionalmente la pratica di trasferire a soggetti esterni lo svolgimento di una o più funzioni aziendali.

Vantaggi

La tendenza diffusa all'outsourcing continua ad essere sostenuta dalla possibilità di realizzare, attraverso di essa, alcuni vantaggi:

  • l'impresa può focalizzare l'attenzione sulle sole attività inerenti il core business, evitando quel dispendio di risorse, non solo economiche, che sarebbe necessario per supportare attività non direttamente riconducibili, pur se complementari, al suo interesse primario;
  • l'impresa può sfruttare le capacità innovative, tecnologiche e specialistiche che i vari fornitori rendono disponibili sul mercato;
  • l'impresa può ottimizzare i propri risultati economici quando il ricorso all'outsourcing si accompagna ad un efficace strategia per il controllo di gestione e la riduzione dei rischi;

In particolare, le funzioni ed i servizi connessi all'utilizzo ed alla gestione delle infrastrutture di tipo informativo (hardware, software, connettività, sicurezza informatica, consulenza, ecc...) sono quelli che maggiormente si prestano ad una esternalizzazione per una serie di motivi :

  • elevato grado di idoneità a supportare le realizzazione di obiettivi di business (è impensabile oggi raggiungere livelli di eccellenza e competitività adeguati senza il ricorso alle tecnologie ICT);
  • onerosità, specie per le realtà di piccole e medie dimensioni, sotto il profilo della formazione e del mantenimento, all'interno della organizzazione, di risorse in possesso di competenze e professionalità adeguate;
  • vantaggi, diretti ed indiretti, riconducibili alla protezione del proprio patrimonio informativo ed al rispetto delle norme vigenti, degli standard di settore e degli impegni contrattuali;

Problematiche

L'outsourcing non è però privo di problematiche, a volte di una certa complessità, che non vanno sottovalutate. Vediamo quali sono.

Il coinvolgimento di soggetti esterni (fornitori, consulenti, ecc...) aumenta, in modo considerevole, la possibilità che questi ultimi vengano in contatto ed interagiscano con gli asset aziendali.

Questo si traduce in una condizione di vulnerabilità che interessa anche le organizzazioni che adottano livelli di controllo e di gestione piuttosto stringenti e finisce per incidere, anche solo potenzialmente, sugli sforzi necessari per garantire la sicurezza e la protezione degli asset.

Si può dunque dire che, ogni volta che una azienda esternalizza una parte, più o meno consistente, delle proprie funzioni, essa finisce per esternalizzare anche una parte dei rischi e delle relative responsabilità.

Strategie

Diventa allora imperativo compiere preventivamente alcune attività riguardanti:

  • l'adozione di opportune metodologie di analisi e gestione dei rischi;
  • la definizione dei criteri per la scelta del fornitore;
  • l'individuazione degli strumenti e dei meccanismi più idonei per l'attribuzione di responsabilità ai soggetti terzi che vengono coinvolti nei processi aziendali;

Il richiamo alle metodologie di gestione del rischio vale a sottolineare il fatto che l'outsourcing costituisce una fattispecie caratterizzata da livelli di rischio, anche elevati, connessi con:

  • la creazione di un rapporto di dipendenza da uno o più soggetti esterni per l'erogazione di servizi che, comunque, sono essenziali nel contesto di una determinata gestione aziendale;
  • la protezione delle informazioni e degli altri asset;
  • la responsabilità nel garantire i livelli di conformità richiesti da leggi, regolamenti, standard ed accordi di natura contrattuale;

Fortunatamente la maggior parte dei rischi si può bilanciare o trasferire attraverso una gestione contrattuale dei rapporti, pur senza dimenticare, però, l'importanza che riveste a tal fine la negoziazione di alcuni aspetti critici (durata, revisioni, risoluzione, misurazione delle performance e livelli di servizio, clausole penali, ecc...).

Photo credit: lusi

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